求められる役割をどのように合意するか。どんなプロジェクトでもパフォーマンスを最大化して成功するためにはこの部分は避けて通れない重要なテーマです。
（見出しが壮大すぎる感じがしますが、今回はこの視点で述べてみたいと思います。）
プロジェクトでは計画遂行上、さまざまな役割を設定しリソース計画を行いますが、プロジェクトの計画段階で役割まで十分に議論できず人だけをアサインして求める役割とミスマッチを起こすことがよくあります。また、そもそも求める役割と必要リソースすら十分に計画できていないまま、あるいは、リソースの手当ての目処が立たないまま実行フェーズに突入してしまうこともあるかもしれません。
役割を決めるということはその人が自発的にどのように動けばいいかを決めることになり、アサインされた人のパフォーマンスに直結します。プロジェクトマネジャーはチームをどう分割して、各チームにどのように動いてほしいか、チームリーダーはメンバーに対してどのように動いてほしいかそういったことのコミュニケーションがこの役割定義を通じて行われることでチームビルディングにつながっていきます。
プロジェクトにはさまざまな状況があり、杓子定規にやってたら進まないよ!!という場合もあります。そのようなときにはきちんとした体制が確立されるまでは我々PMOが間を取ってその時々で求められる役割を汲み取ってリーダーやマネージャーとコミュニケーションした上で対応可能な範囲で柔軟に対応していく必要があります。もちろん適切なスキルと経験を持ったリソースをアサインするよう調整しつつです。そもそもプロジェクトでは何が起きるのか分からないことが多いのでリスクを察知したときにボトルネックとなりそうなものがそうならないようにいかに予防できるかが成功へとつながると思う今日この頃です。
10月も後半に差し掛かって今下期の目標を組織内でしっかりと共有されている会社が
多いのではないかと思います。もちろん、4半期決算が当たり前になりつつある昨今では
目標の見直しなど頻繁に行われていることと思います。
事業目標がトップダウン・ボトムアップで練り上げられ、組織としてどのように目標を
達成していくか、施策を打ち出し、チームとして個人としてどのように貢献していくか
まで落とし込まれていくと思いますが、そのようなときに忘れがちになるのが組織の戦略に
従う際に個人のモチベーションをどこに持っていくかという視点です。
会社として最高のパフォーマンスを発揮するのはどういう状態でしょうか。
大企業でも中小企業でも結局会社を動かしているのは個人です。それぞれがモチベーションを
高く持ち、能力以上のものを発揮する状態が最高の状態ではないでしょうか。
プロジェクトでは必要なスキルを持たない状態でアサインされてしまってボトルネックに
なることがよくありますが、モチベーションが高い状態に保たれているかどうかまで
配慮している組織は比較的少ないかと思います。やむを得ず、ただやみくもに目の前の作業を
ひたすらこなしてくということも必要なことがありますが、そのような状況ではやらされ感
が強くなり、パフォーマンスが悪くなって、会社にとっても個人にとってもマイナスです。
本来のマネジメントとしては、目標を設定する際や実績を評価する際には少なく
とも個人のキャリアパスや将来の目標に対して何らかのプラスの要素を見出し、鼓舞していく
ことでメンバーの士気を押し上げていくことが重要ではないでしょうか。
PMOとしてもモチベーションにまで配慮していくことで最終的にはプロジェクトの成功、会社の成功に
につながっていくと思っています。
