プロジェクトを運営していると実に多くの問題に直面します。
- 課題管理がうまく出来ていない
- スコープがあいまい
- WBSの精度が低く進捗管理がままならない
- 変更管理のルールがない
などなど
皆さんも経験があると思います。
こうした問題を解決するために、日々プロジェクトマネージャーやPMOが奔走しています。しかし、それらは全てプロジェクトを運営する上での手段・テクニックに過ぎません。
重要なことは、そうした手段にとらわれることではなく、何のためにそれをやるのか、その目的・目標を出来るだけ多くのプロジェクト関係者と共有することです。これができれば、プロジェクトの運営過程で生じる多くの問題・課題は自ずと解決し易くなります。
そのために必要なことは、常日頃から
－プロジェクト内のベクトルを合わせておく－
ことです。
先日、サッカー日本代表チームがワールドカップで好成績を収めました。結果もさることながら、素人目に見てもチームの一体感を感じることができた、チーム一丸となって戦っている姿が見えたからこそ、日本のみならず世界中の多くのサッカーファンからの賞賛を得られたのだと思います。ワールドカップ前の公式戦で４連敗をしていたチームと同じチームとは思えないパフォーマンスの差がありました。
ワールドカップ前の代表チームには、チームの意識がバラバラで戦い方の方向性に一貫性がなかった、チームとして戦う意思が感じられなかったことに、多くの人が失望していたのだと思っています。そのようなチームに勝利という結果が伴わないのは当然だったのではないでしょうか。
同じアクターで構成されたチームにも関わらず、なぜ、こうも内容と結果が異なるのでしょう。
そこには、チームとしての意思・一体感に差があったことは明白です。
翻ってプロジェクトの現場に目を戻すと、受発注者間で意識も作業も分断されているというケースがままあります。
WBSを見てもプロジェクトの状況がよく分からなかったので原因を探ってみたところ、業者の作業報告用のWBSになっていたため、対象業者以外の作業は載っていない、といった具合です。
また、体制も発注者・受注者（業者）ごとの体制図は存在するが、プロジェクトとして一枚岩の体制図はない、という状況を見たことはないでしょうか？
こうしたことに気付かない、あるいは許容したままにプロジェクトを推進することで、プロジェクト自身が然るべくして多くの問題やリスクを発現させるのだと思います。
プロジェクトの運営には、実に多くの利害関係者が絡みます。
経営層、スポンサー、ユーザー部門、システム部門、システムベンダー、etc・・・、
このように狭義に見ても、利害関係のありそうな人達の集まりによって、そもそもプロジェクトの運営メンバーは構成されています。
発注者内であってもユーザー部門とシステム部門とで認識が合っていないケースもあれば、受注者間においては、複数ベンダーが介在する場合は、その利害関係から多くの問題が生じ得ます。
プロジェクトの目的・目標・状況を共有し、プロジェクト内のベクトル・意思を合わせる、すなわち、目的・目標を実現するために、今何をやらなければならないのかをメンバーの一人ひとりが理解し、そのために必要なトレードオフを理解しあえれば、プロジェクトは自ずと良い方向に進むのだと思います。
プロジェクトマネジメントに携わる人は、こうした意識や目標の共通化を図るための仕掛けをするよう常に心掛けるべきです。
それが会議設定によるものなのか、ドキュメントになるのかは色々と方法があると思いますが、いずれにしても、意識の共通化を図るために何をするべきか、そうした意思を注入することがマネジメントを実践する人の役割なのだと思います。
