MSOL社員ブログ

皆様こんにちは。
まだ8月だというのに、すっかり朝夕は涼しくなり、秋の気配すら感じる気候になりました。
気象庁の6月時点の3ヶ月予報によると6月～9月はエルニーニョ現象が発生する恐れがあるため「気温は平年並みの可能性が高い」と予測されていました。ですが、私の感覚では梅雨明け以降もぱっとした日は少なく平年より気温が低いように思っています。日常生活では「暑かった」「雨が続くと洗濯物が･･･」と気にはなりますが、快適さを追求するだけのためにデータを分析して対策を！とはさすがに思っていません。

ところが、飲料メーカーやレジャー産業、エネルギー関連など様々なビジネスと気候というのは密接に関わっているので、独自のデータや民間気象会社等の情報により販売戦略や事業計画、生産調整を行っているそうです。またダムや堤防、橋などの建築計画を立てる建設コンサルティングの会社は、かなり詳細に過去データを分析し、気象予報と併せて災害時シミュレーションに活用しているとのことです。

プロジェクトにおいても過去のデータや専門機関などの情報を分析することでシミュレーションをし、リスクを予測してプロジェクト予報をたてることが重要だと思います。そのためにも、フェーズの区切りや終結のタイミングで振り返りを行って教訓を蓄積することには大きな意味があるのです。

実際には予測をし、計画を綿密に立てていても、今年の夏の天候のように予報とは違った結果になりつつあるということも考慮し、短期、長期の両方の観点から計画を見直すことも重要なポイントになるのではないでしょうか。

ちなみに8月21日気象庁の発表によると関東甲信越の向こう1ヶ月の気温は「低い」確率40％「平年並み」の確立が40%ということです。「高い」確率は20%なので、あまり暑い日はないということのようです。このまま夏が終わってしまうのも少し残念な気がします。

皆さんはお盆休みをどのように過ごされましたか？

今年のお盆休み中のニュースは、8/11の駿河湾沖地震で東名高速道路の一部が崩落してしまい、「いつ復旧するのか？」といった内容ばかりでしたね。

雨で地盤が緩んでいたことも原因かもしれませんが、今回の地震で簡単に東名高速道路が崩落してしまい大変驚きました。

この東名高速道路の復旧はほんの５日間のプロジェクトですが、いろいろな出来事がありましたね。情報源はニュースのみですが、その中でプロジェクトに関連した３点を取り上げて、我々PMOの現場でもあるシステム開発と比較してみたいと思います。

まず良かった点についてですが、１つ目は復旧工事が直ぐにスタートした事です。おそらく、今までの経験を踏まえたリスク管理が行われており、今回のような崩落の発生時の対策が立案されていたため、すぐに作業に着手できたのだと思います。システム開発の現場では、ついついリスク管理を疎かにしてしまいがちですが、公共性の高い高速道路のためリスク管理がしっかり行われていたのだと思います。

二つ目に進捗情報を公開していた点です。復旧工事の進捗率を「午後５時現在７０％」などと発表していることからも進捗管理が正しく行われ、状況を把握できていたのだと思われます。システム開発の現場において、今回のような短い期間の作業の場合は、「進捗管理する時間なんてない」となってしまい、やはり疎かになってしまいがちです。

次に悪かった点として、工法（作業）を途中で変更したため、開通が当初の予定より遅くなってしまったことです。限られた時間と情報で判断した結果だと思いますが、地盤が脆く途中での工法の変更が発生しました。このことについてはニュースを見ていると、記者などからも質問がされていました。やはりシステム開発の現場でも作業見積りの甘さによって、スケジュールの遅延などはよく見受けられます。

「人の振りみて我が振り直せ」ではないですが、ニュースや他の業界の出来事なら客観的に見ることができるので、たまには今回のような出来事から、システム開発の現場や自分の現場に当てはめて考えると良い訓練になりそうですね。

今回の地震の経験から、東海地震や他の災害時に迅速に正確な対応が取れるようになれば、今回の出来事は有意義であったと思います。

プロジェクト内の各チームから進捗状況を報告してもらう進捗会議は、プロジェクトによって、そしてプロジェクトの工程によって、その内容は様々だと思います。進捗会議の運営はPMOとしての基本的かつ重要な役割の一つだと思っています。今回は私が参画しているプロジェクトで、毎回各チームに記入してもらっているステータスレポートについて紹介したいと思います。

私が参画しているプロジェクトでは、各チームにWBSや課題一覧表と共に、定量的な情報と定性的な情報で構成されるステータスレポートを毎週書いてもらっています。進捗会議は基本的にこのステータスレポートに沿って進行します。

定量的な情報は、①タスクの着手、完了数のそれぞれの予定と実績、②遅延工数とリカバリに要する日数、③解決、未解決の課題数の三つを基本に、先週分と今週分の情報から成っています。この基本情報に加え、工程毎にステータスレポートのフォーマットを見直し、必要な情報を提供してもらいます。例えばテスト工程では、目標障害件数や発見障害件数といった情報がそれに当たります。

数値情報はそれ自体よりも、比較することによってその意味が良く分かってきます。基本的には予定と実績、先週分と今週分、それぞれの変化に着目し、その都度確認しながら会議を進めます。例えば、予定完了タスク数に比べ実績数が芳しくない場合は、何か課題があるではと捉え、逆に予定に比べてあまりにも実績数が多い場合は、前倒しで作業を進めているのか、もしくは予定の立て方自体がおかしくはないか、といった具合です。

定性的な情報としては、実際に行った作業内容の概略と、そして遅延作業についての原因とその対策などについて見解を記述してもらいます。

この定性的な情報を判断する際に、私は三つのことに留意するようにしています。一つ目は、客観的に第三者的な立場で考えることです。しばしば、報告者の話し方であったり、○○さんがそう言うなら大丈夫だろうなどと安心してしまいがちですが、ここではあくまで客観的に定性的情報の論理性について確認します。二つ目は、遅延作業について、その原因ばかりに着目せず、どうすれば遅延を取り戻せるか、解決策に焦点を当てるように心がけています。もちろん原因分析も重要ですが、原因分析で満足し実践までたどり着かないことが多いため、解決方法をより具体化することに注力した方が、結果的には生産的ではないかと感じています。最後は人を観ることです。客観的に判断することとは相反しますが、歯切れの悪い説明だった場合など、進捗会議後にそれとなく状況を聞いてみると、「実は・・・」といった話が聞けたりします。

進捗会議に掛かる時間と労力は少なくないはずです。私はステータスレポートを使うことにより、効率的にそのチームの状況を把握できるように努めています。

そして進捗会議が参加者全員のベクトルをプロジェクトの成功という方向に揃え、モチベーションを高められるような、生産的な場になるよう今後も努めていきたいと思っています。