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ドキュメントのそれって必要?!

2016.03.31

私はプロジェクトで様々なドキュメント作成や上司が作成するドキュメントの下準備をしてきました。
その中でドキュメント作成時に上司から様々な指摘を受けます。
そこで、指摘事項とその必要性を紹介します。

<指摘事項>
①「ドキュメントの目的」を記載する
②フッター、ヘッダーを設定する
③同じものは1つの名称で統一する
④表には「No.」列を入れる
⑤オブジェクトの大きさを揃える
⑥オブジェクトの位置を揃える
⑦凡例、記入例を記載する
⑧印刷設定をする
⑨カーソルを一番上の状態で保存する(Excelは全シートA1にカーソルを揃え、初めのシートで保存する)
etc.

上記指摘事項を最初は「それ必要?」と思いながら、言われるがままにドキュメントに取り入れ、業務を行ってきました。
すると、上記指摘事項を取り入れていないドキュメントを使用する際に、以下の点で必要だと感じるようになりました。

<必要性>
Ⅰ.ドキュメント説明時の分かりやすさ
Ⅱ.見栄えの良さ
Ⅲ.ドキュメント使用者への気遣い

Ⅰ.ドキュメント説明時の分かりやすさ(①,②,③,④)
特に必要と感じたのは「①「ドキュメントの目的」を記載する」と「②フッター、ヘッダーを設定する」です。
①はそのままですが、「何をするためのドキュメントなのか」が分かりません。記載があるとそこを見るだけで何がしたいかの概要が一目で分かります。
②はページ番号の記載があるかで違いが出ます(ドキュメントを相手に配布する場合)。
説明する側、説明を受ける側でドキュメントの「どこを説明しているか」認識を合わせることが簡単になります。

Ⅱ.見栄えの良さ(⑤,⑥)
ドキュメント内のオブジェクトがバラバラより、同じ大きさで統一感のある配置の方が読み手の印象は良いと思います。
加えて、オブジェクトの種類や色もドキュメント内で統一する方が良いと思います。(強調したい場合は除く)

Ⅲ.ドキュメント使用者への気遣い(⑦,⑧,⑨)
「⑦凡例、記入例を記載する」は基本的ですが、ドキュメントの作業者にとって非常に役に立ちます。
「⑧印刷設定をする」、「⑨カーソルを一番上の状態で保存する」に関してはペーパーレスの企業はあまり気にしない人が多いかと思います。
ですが例えば、印刷して資料を渡す時に「印刷範囲をはみ出している&途中ページが表紙」の状態で渡す人はいないと思います。
このような点から、印刷しないようなドキュメントでも⑧,⑨は必要だと感じました。

細かいことかもしれませんが、
上記の必要性を意識してドキュメントを作成することでドキュメントの「品質」を向上させることができると思います。

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