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社員ブログ

社員合宿プロジェクト

2016.07.21

プロジェクトは何をもって成功といえるのでしょうか。
私がお客様先でPMO業務を行う際は、以下を意識しています。
(某プロジェクトマネジャーの受け売りです)
①プロジェクトの目的は達成されたか
②QCD目標は達成できたか
③プロジェクト担当者が楽しめたか(成長できたか)
 さて、この夏から弊社では事業部ごとに合宿を行うことになり、
私の所属する事業部では、私がプロジェクトマネジャーに任命され
合宿プロジェクトを推進しました。本ブログでは、その準備~実施までの
一部始終を記します。

 
○準備編

・プロジェクトの目的を決める
 弊社台湾オフィスの立上期なので、立上に携わっていない社員も
「ビジネス立上の現場をこの目で見て、現場の声を聴き、気づきを得る。
さらに得たものを社内に共有することで、社内を盛り上げる」ことを目的に
設定しました。
 
・具体的なプランを決める
 日程や予算に制約がある中、物事の優先順位(何を取り、何を捨てるか)を
整理し、社内や社外のステークホルダーとの調整を行いつつ、落としどころ
を見つける。なかなか骨の折れる作業でした。
(日程調整をして、行先を決め、旅行のツアーを予約しただけ、
といえばそれまでですが…)
 
 上記に加え、コンテンツ準備は非常に重要です。
合宿の目的達成に向け、台湾オフィス社長に対してどのような質問を
すべきか、予め整理しておきました。また視察(というか観光)先と
アクセス方法を調査し決めておきました。
 
・リスク管理
 海外旅行用の保険を契約する、視察先への移動が上手くいかなかった場合の
代替策(視察先へのアクセス方法を変える、そもそも視察先を変える)を
用意しておく、現地でメンバーが集合ができなかった場合の合流ポイントを
設けておく等、想定されるリスクと対策を整理し、関係者に共有しておきました。

・コミュニケーション管理
 現地での連絡用に情報共有ツールのセッティングを行いました。また、
学生時代の卒業旅行ぶりだったと思いますが、旅のしおりも作成しました。
○実施編

・とにかく、やる
 準備段階で組み上げた流れ通りに、
日本~台湾への移動、弊社台湾オフィスの見学と座談会、
現地社長とのランチミーティング、九份への視察(というか観光)、
お土産購入、ディナー、そして帰国まで、全力でやりきりました。

・リスクヘッジ
 九份視察の際、思わぬアクシデントがありました。我々が乗った電車が
急に止まり、車内の電子掲示板は再起動をしている模様。どうやら
電力系統にアクシデントがあったようで、この電車は動かない、という
アナウンスが流れました。幸いにもケガ人はいませんでした。
 その際、あちこちで嘆息がもれる車内を足早に後にした我々は、まるで
こうなることを見透かしていたかのように、スムーズに交通手段をタクシー
に切り替え、無事、予定通りの時刻に九份に到着し、視察を開始しました。

 
○振り返り

 プロジェクトの目的は達成、QCD目標は想定範囲内で着地したので達成。
最後に、プロジェクト担当者が楽しめたか(成長できたか)。
これは二重丸での達成。ビジネス立上の最前線で戦っている方から貴重な話を
伺うことができ、参加者全員が、何某かの気づきを得ることができたと
思います。また、参加者からは終始楽しい視察だった、とのコメントを
いただくことができました。

 本合宿のプロジェクトマネジャーとしては、上記の目標に加え、
セキュリティ面で「現地で大きな問題に巻き込まれないこと」
「全員が無事に帰宅すること」という成功基準を設けていましたが、
どちらも無事達成できて安心しております。

 旅行というプロジェクトではありますが、準備段階から常に全体に目を
やりつつ、3歩先を読みつつ関係者を巻き込みながら物事を進めていくという
貴重な経験を通じ、私が最も楽しみ、成長させていただけたのでは
と思っています。

なお帰国後、事業部長から「楽しかった!来年は今回を超える企画を
よろしく!」とのこと。「準備が結構大変だったな…」という思いは
そっと心にしまっておきました。
関係者の期待値マネジメントは中々難しいようです。

 

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