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その話、相手に伝わっていますか?

2016.07.28

 私たちはビジネスにおいてお客様への提案書を作成したり上司への報告書を作成したりする機会が多くあります。提案書などの作成には時間や労力がかかるにもかかわらず、それが相手に受け入れられなかったり見向きもされなかったりといった経験を誰もがしているのではないでしょうか。

 

提案書を作成するには時間がかかるけれど

 そもそも、提案書や報告書は何のために作るのでしょう。それは提案書であれば相手に何かしら提案したいことがあるから作成するのであり、報告書も同様に相手に何かしらを報告したいから作成しているのだと思います。
 さらに、提案書で相手に提案するのは何かしらの目的があるからというのがほとんどのケースだと思います。書店では「提案書の作り方」などを取り上げた書籍が目につきます。これらの書籍を見ると「提案書のゴールは、それを読んだ相手に自分が期待するアクションをとってもらうことだ」と書いてあります。共感する方も多いのではないでしょうか。つまり、提案書の目的は自分の提案を相手に受け入れてもらうことです。
 だから、提案書などを作るときには相手に受け入れてもらえる提案書を作ろうと心がけるでしょう。提案書を魅力的なものにするために表現や見せ方を工夫します。何時間も、場合によっては何日にも渡って提案書の作成に注力します。

 

自分の言いたいことと相手の聞きたいことが違う

 しかし、これだけ時間と労力をかけた提案書を熱い想いを持って相手に届けて、相手の「この提案は素晴らしい!採用する!」という決断を期待して待っていても、待てど暮らせど音沙汰なしということがあります。
 苦労して提案書をまとめて熱い想いを持って提案したにもかかわらず、相手にそれを受け入れてもらえないのはなぜでしょうか。
 この理由の1つには、自分が提案書を通して言いたかったことと、相手が提案書を通して聞きたかったことが違っていたということがあるのではないかと思います。
 自分が提案書の中で「これは課題だ!」としても相手にはその課題認識がなかったり、認識があったとしても優先順位が低かったり、課題を解決することに興味がなかったり。つまり、提案を受ける人と提案する人との間にズレがあるのです。
 このような状況では、いくら睡眠時間を削って提案書を作っても、デザイン力を駆使して見栄え良く見やすい提案書を作ったとしても、いくら最高学府を出ておまけに大学院のMBA課程で鍛えたロジカルシンキングを駆使した提案書だとしても、提案書の目的である相手に自分の提案を受け入れてもらうことはできません。

 

双方を理解している人を間に入れる

 このようなとき、どうすればいいでしょうか。自分の経験から1つお話するとそれは双方を理解している人を間に入れることです。
 双方とは提案を受ける人と提案をする人です。双方を理解しているとは、提案を受ける人がどのような状況にあって次に何をしないといけないのか、また提案する人がどのような状況で何を提案したいのか、これらを自分の言葉で説明できることです。
 双方を理解している人が提案を受ける人と提案する人との間に入って、

  1. 1.双方の主張とその背景にある事柄を把握して明確化

  2. 2.コンフリクトしている点を明確化

  3. 3.取り組むべき課題と目的と方法を設定して共有


これらを実施することで、提案される人と提案する人との間のズレを無くしていきます。

 

 こうすることで、提案する人が無駄に多くの時間と労力を投入することを抑えたり、もちろん提案される人にとっても、興味がないのに、無駄に力のこもった分厚い提案書を受け取ったり申し込まれた面談のために時間を費やすということがなくなるでしょう。
 マネジメントソリューションズでマネジメントのコンサルティングやプロジェクトの実行支援でお客様をサポートする際、その立ち位置は多くの場合、この双方を理解している人が間に入るという状況になります。そして、上述のような状況やファシリテーションを実施してズレをなくしていくことで、提案される人からも提案する人からも感謝されています。

 

自分のあまりにも低かった成約率を劇的にあげた理由

 このままだとマネジメントソリューションズの提灯記事のようになってしまうのが否めないので別の例を挙げます。
 ボクはマネジメントソリューションズに入社する前はメーカーでプロジェクトマネジャーをやっていました。プロジェクトマネジャーではプリセールスも担当したのですが、恥ずかしながらボクはプリセールスでの成約率はあまり高くありませんでした。販売後のプロジェクトマネジメントは高評価をいただけるのですが、プリセールスの成約率は何度やってもそれほど上がりませんでした。
 しかし、あるタイミングから成約率がほぼ100%になりました。あるタイミングとは、長期間に渡ったプロジェクトでボクがお客様先にずっと常駐して対応して、次のプロジェクトを提案した時です。
 成約率が劇的に上がった理由を考えてみると、それは長く常駐していたことで、お客様側の現在の状況や今後向かおうとしている方向性がわかり、社内でまとめられた提案内容や方向性を見たらお客様の期待と自社が提案しようとしていることのズレがわかるようになったことで、そのズレを修正することができるようになったからだと思います。
 社内でいくらお客様のためにと考えて作られた提案書であっても、実は社内の都合をまとめあげているのに過ぎず、お客様から見ると特にお客様のためになっていなかったのです。

 これに気づいてからは、お客様のために作られたという提案書などが本当のお客様のためになっているか、お客様は今の状況で本当にそれを欲しているか、提案者側の都合や論理で提案が作られているのではないか、反対にお客様の求めている提案になった場合にその提案は提案者にもメリットになっているか、(レビューの依頼を受けたら)このような視点で提案書などを見るようにしています。

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