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今さら聞けない管理者のためのプロジェクトマネジメント ~ 定例会運用編 ~

2016.08.04

T.Y-a


弊社では、ファシリテーション実践セミナーをはじめ、プロジェクトマネジメントに関する管理者向けセミナーをいろいろご用意しています。一人で本を読むだけではなかなか習得できないポイントを、実践形式で効率良く学習するチャンスです。もし興味のあるセミナーがありましたら、お気軽に弊社までお問い合わせください。

さて、チームによる課題解決に、ファシリテーションスキルは不可欠です。ファシリテーションスキルの全てを一度にお伝えすることはできませんが、リーダークラスの管理者の皆さんに、その効果を実感できる手軽な方法を一つご紹介したいと思います。

皆さんのチームやプロジェクトでは、進捗報告や課題確認等の「定例会」をどのように行っていますか。それは予定された時刻通りに終わっていますか。また、時間を要する割りには、内容の薄い会議となっていませんか。もしダラダラと締まりのない定例会になっている場合は、ぜひ一度以下の方法をお試しください。



1.事前に定例会のアジェンダをテキストファイルとして作成する


アジェンダとは議題一覧のことです。アジェンダはプレゼンテーション用ファイルではなく、テキストファイルとして作成します。


余裕があれば、以下にもチャレンジしてみてください。


❖議題毎に、おおよその想定所要時間を記載してみましょう。


❖議題毎にゴールを記載してみましょう。


▻会議中に何かを決定しないといけないのか


▻今後の対応方針が決まればよいのか


▻参加者に何かを周知できればよいのか


2.モニターやプロジェクタにアジェンダを映す


定例会が始まる前に、会議場所にあるモニターやプロジェクタにアジェンダを映します。定例会で必要な資料があれば、紙で配布するのではなく、モニター等に映すようにしましょう。こうすることで、会議中、参加者は常にモニターやプロジェクタを見ている状態にします(まどろっこしい、非効率だと怒りだす参加者がいる場合は、事前に会議資料をメールで送付しましょう)。


3.アジェンダに沿って会議を進行させ、定例会での要旨を追記する


定例会を開始し、アジェンダの議題に沿って報告や話し合いを行います。その際、話し合った要旨は、その場で簡潔にアジェンダに追記しましょう(追記しているアジェンダは、リアルタイムでモニターに映しだしている状態です)。追記すべき要旨がはっきりしない場合は、その場で参加者に確認し、必要に応じて追記内容を修正します。


もし、追記内容が議題からそれていると感じた場合は、その旨を参加者に伝えます。アジェンダは、そもそもこの定例会で何を行うべきなのかを指し示しています。会議での話題が盛り上がって議題から逸れた場合は、別の会議で検討するように伝え、話題を議題に戻すようにしましょう。


定例会終了時、追記したアジェンダはそのまま議事録となります。また、議事内容は既に参加者に確認済みなので、あらためて内容確認依頼を行う必要はありません。







どうでしょうか。こうすることで、定例会の議事録作成の手間が省けるだけでなく、議論をコントロールでき、議論内容が掌握できるようになると思います。もし会議内容が薄いと感じたら、あなたが次回からアジェンダを変え、会議の進め方を変えればよいのです。

定例会の主役はあなたです。早速明日から、開催意義のある定例会に変えていきましょう!

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