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今さら聞けない管理者のためのプロジェクトマネジメント~進捗管理編~

2016.08.10

K.O-b


先週の本ブログでは、ファシリテーションのポイントについてご紹介しました。
今回も引き続きプロジェクトマネジメントの必須スキルである「進捗管理」ついてご紹介します。

どのような仕事であっても「進捗管理」という言葉には聞くのではないでしょうか。
特に管理者の方にはなじみ深い言葉であり、日々実施しているかもしれません。
進捗管理の目的は、作業実施のために必要な対策を適切に実行し、
品質やコストとのバランスをとりながら期限までに目的を達成できるようにする事です。

このプロジェクトマネジメントの重要な要素である進捗管理を、うまく実施するための
ポイントをご紹介しますので、ぜひお試しください。

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1.定量的な状況把握ができる仕組みにする

進捗報告会などで、「90%完了しています」というように進捗率で報告する場合があります。この進捗率が根拠のない、単なるリーダーの感覚による報告の場合、正しく状況把握ができません。このような事態を防ぐために、定量的に進捗報告をする仕組みを整える必要があります。進捗率を定義して(0%=未着手、70%=レビュー中、100%=完了など)、ルール化するとよいでしょう。また進捗報告書のフォーマットを統一し、適切な情報が報告されるようにすることも大切です。


 2.スケジュール遅延に対する取扱いを事前に決めておく

プロジェクトには必ずと言ってよいほど、スケジュール遅延が発生します。その遅延に対し、どのようにスケジュール変更を行うか事前に決めておくとスムーズなプロジェクト運営が可能です。例えば、


①進捗定例会で遅延の報告と、スケジュール変更の依頼をチームリーダーより行う
②管理者は、全体スケジュールの整合性を確認し、スケジュール変更の承認を行う
③スケジュールの変更を行う


このようなプロセスを事前に決めておけば、常に最新のスケジュールで正しい状況把握ができます。


 3.ボトルネックを把握するために、精度の高いスケジュールを作成する

プロジェクトが遅延している場合は、どこにボトルネックがあり遅延しているのか明らかにし、対策を打つ必要があります。ボトルネックを正確に把握するためには、精度の高いスケジュールが必要です。各チームのスケジュールが下記のポイントを満たしている、精度の高いスケジュールかチェックしましょう。


・作成物が明確になっているか
・作成物を作るまでの段取り、期間が適切か
・作業者の負荷に偏りがないか


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いかがでしょうか。進捗管理はいかに状況を正しく把握し、遅延に対し素早く対応を
行うかが肝要です。
この記事を参考にしていただき、皆さんの日々の管理業務にお役立てください。

 

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