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チーム全員参加型の会議について

2016.09.20

プロジェクトを進めていく上で会議は必要不可欠なものです。
私もPMOという立場である為、プロジェクト横断会議、ステコミ、チーム会議など多くの会議に参加しております。

ただ人によっては退屈だったり時間の無駄だったりと感じることもあると思います。
毎回しゃべるメンバーは同じで、座っているだけで会議に参加していないメンバーはいませんでしょうか。プロジェクトは全員で進める以上、全員参加型の会議にしたいと常日頃考えております。
今回はチーム会議において、全員参加型の会議とする為に現在の現場でこれは良いなと感じたことを記載いたします。


■会議における問題点

会議の開催目的は主に以下のような情報の確認・検討・承認などです。

・作業進捗確認

・次週までの動きの確認と作業割り当て

・タスク漏れがないか確認

・課題確認・解決の検討・決定・承認


 このうち、ほとんどの時間は課題解決の検討と決定に時間が取られるかと思います。
 ただ、経験の浅いメンバーは自分の発言に自信がない、周りの言っていることを理解できているか自身がない、発言しても否定されるかもしれない、時間が限られているので自分の意見で時間を割いてほしくないと会議に参加できてない状態を多く見てきました。中には他の人が決めるのだから自分がいても意味がないと感じている人もいました。


■チームステークホルダーのいないチーム会議を開催

 現在の現場ではチームステークホルダーも含めたチーム会議の他に、チームメンバーのみの会議も開催しております。チームメンバーのみの会議で課題の検討と決定まで行い、ステークホルダーが参加する会議では検討結果の報告と承認を目的としております。
 ステークホルダーのいる会議だけだと、その方がどんどん話を進めて他の人はおいてけぼりをくらってしまうことが多々あります。検討と決定をチームメンバーで行うことにより、質問もしやすく、各人が理解した上で決定まで持って行くことができております。報告・承認の場においても、自分も議論に参加してきまった意見が承認されることでモチベーションが上がり、逆に否定されたとしても十分に吟味したからこそステークホルダー視点での考えも理解することができ前向きに捉えられるようになっております。


■最後に
 チーム全員参加型の会議にするには互いが互いの意見を尊重することと、自分の意見に対する自信が大事だと考えます。
 一つの会議で検討~承認まで持って行くスピード感のある会議も大事ですが、メンバー全員の意見を深く吟味できる会議も作成してみてはいかがでしょうか。


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