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結婚式にも使えるプロジェクトマネジメント

2016.11.17

結婚、そして結婚式といえば人生の大きなイベントですね。

式や披露宴は、招待されて参加している時には気づきませんが、当日までの準備は非常にやることが多く大変なものです。
いざ自分が当人になってみると『え、こんなにやることがいっぱいあるの?!しかもまだ見えてないことがありそう。やりきれるのか…?』とちょっと焦って不安になったりします。私もその一人でした!
 

でも、大丈夫です!プロジェクトマネジメントのノウハウを応用することで、慎重に準備を進めることが可能です。
 

私の場合ですが、結婚式の準備ではプロジェクトマネジメントの経験には非常に助けられました。今回は、そのプロジェクトマネジメントのノウハウをどのように活用するかについて、私の体験を交えてお伝えしたいと思います。

 

■私の活用エピソード

プロポーズを計画した当初は、その計画のことで頭が一杯でその後に待ち受ける結婚式までの段取りについては楽天的に構えて考えていました。
なんとかプロポーズを無事にクリア(?)できたのは良いのですが、徐々に見えてくる段取りの多さに『本当にちゃんと式を挙げられるのか?』と不安になったりします。
 

不安ながらも、およその日程決めから始まって、そこに向けての準備を進めていく必要があるのですが、両家の顔合わせの準備を進めている時にふと『あれ、なんかこの準備の感覚知ってるな…。ステークホルダマネジメントかな?』と気づきました。
 

そこに気づいてからは、気持ちに余裕を持ちながら準備を進めることができるようになりました。ただ、準備対応自体はやはり大変でしたが…。
 

私がどんなことにノウハウを応用していたかをPMBOKのフレームワークに当てはめてまとめると以下のように整理できます。

 

■PMBOKの10のノウハウ(知識エリア)と応用方法

【プロジェクト統合マネジメント】
とにかく、最初に全体の段取りの総量を確認してざっくりとした計画をイメージすることが大切ですね!
某結婚情報誌や相談カウンターで、一般的な式・披露宴で行うことや準備内容を把握することが有効です。
 

【スコープマネジメント】
だいたいのざっくりイメージができたら、次は『やること』と『やらないこと』を決めていきましょう。特に披露宴の演出や装飾はスコープをしっかり管理しないと無限にコストが増えますので気を付けてください。
"やりたいこと/やらなくても良いこと" や、招待範囲などを決め、書いて残しておくことが重要です。
 

【タイムマネジメント】

スケジュールはしっかり管理しましょう。無理の無い日程で計画することはもちろん、パートナーと共有することが大切です。
日程計画はゴール(式予定日)を基点に、その日から現在まで手順を逆に向かって計画すると良いです。また、管理には手帳を使うのも良いですが、私はWEBのカレンダーサービスを使って2人で共有していました。
 

【コストマネジメント】
今いくら使っているのか、後いくら使えるのかが判らなくなってしまわないよう注意しましょう。
会場によっては『式の見積もり』『披露宴の見積もり』『衣装の見積もり』等、小分けでの見積もりとなる場合がありますが、全体額が見えなくなってしまうのでなるべく全て合算した見積もりをいただきましょう。
自分で合算すると計算ミスや手間が発生し、後から予算オーバーに気づいたり、各所と揉めたり、色々とストレスの原因になってしまいます。それを防ぐことに役立ちます。
 

【品質マネジメント】
品質(装飾や演出やこだわり)は上限がありません。そして品質は高めた分だけ時間とコストが必要になります。
ちなみに、ここは私が一番失敗したところです。2人とも楽器の演奏が趣味なので、『自分で演奏する』と演出を決めたのですが、仕事と準備で忙しくて予定したよりずっと練習時間が取れず、ちょっと残念な出来で演奏を披露することになってしまいました…。
品質を高めるにはその分の時間とコストが必要になることを念頭において都度確認し、場合によっては品質を高めることをやめる判断をすることも大切です。
 

【人的資源マネジメント】
自分自身とパートナーのリソースや体調管理をしっかり行いましょう。
仕事の合間に準備を行うので、短い自由時間をいかに効率よく使って準備を進めていくかを考えるのは重要です。しかし、同じくらい重要なのが『休みを取ること』です。
私の場合は、『休む日を決める』⇒『準備をする日を決める』⇒『遊ぶ日を決める』という順番でスケジュールを決めていくという工夫をしました。
体調を崩すことなく、メリハリある準備が進められたのはこの工夫が有効だったからだと思っています。

 
【コミュニケーションマネジメント】
よく発生することが、口頭だけで済ませた用事の『言った言わない問題』です。
これは、会場との打合せや電話での連絡でも発生しますし、招待客との連絡上でも発生します。
なるべく記録に残るものでコミュニケーションを取ることが望ましいですが、手間や事情を考えると難しい場合がありますね。
どうしても口頭で伝達したい場合は、『2人以上に同じ内容を一緒に伝達する』や『2度・3度と、何かのついでに伝える』が有効だと思います。
 

【リスクマネジメント】
準備を進めていくと、『もしコレがこうなっちゃったらどうしよう!』と不安になることが出てくるものです。そのような不安なことは、思いついた時にすぐに『発生した場合どうするか』を決めてしまうことをお勧めします。
具体的には、不安なことがよぎったらまずはそれをメモに残し、そしてすぐに会場や親族に相談して『そうなったらどうするか』を決め、またそれをメモに残します。
そうしておくことで、不安で準備が手につかなかったり、寝れなくなってしまうようなことを防ぐことができます。

 
【調達マネジメント】
準備するモノの中には、会場で準備をお願いせず、自分達で用意するものがありますが、モノの調達では依頼をしてから手に入るまでに思いのほか時間が要することがあります。
自分達で準備するモノが判った時に、まず最初に『入手にどれぐらい時間が必要か』『いつまでに必要か』をそれぞれ把握することが有効です。
 

【ステークホルダマネジメント】
両家顔合わせ等のイベント、会場選び、招待状、席次、引き出物選び、挨拶、進行、etc... 色々なポイントで、様々な人の考慮が必要になります。
ポイントの度に関係する人を整理しなおしていては非常に大変なので、あらかじめまとめて整理しておくことが有効です。
一覧にまとめて整理し、関係性や特徴をそれぞれ記載して把握しておくことのほかに、お祝いを貰った際やメッセージをもらった際など、いつどんなものを頂いたかの記録をまとめておくことも重要です。
 

■結婚式を迎えて
式当日もとても緊張するかと思いきや、しっかりと準備が進められたおかげかリラックスして過ごすことができ、これまでの準備の大変さを思い出したり協力してもらった人への感謝を振り返るような気持ちの余裕が持てていました。
この気持ちの余裕のおかげで、当初感じていた不安も解消されたことが嬉しい出来事でした。
 

■プロジェクトマネジメントを応用する効果
このように、プロジェクトマネジメントのノウハウを応用することで、限られた時間の中でも着実に準備を進められることのほか、気持ちの余裕を持てるようになる効果があると思います。
特に気持ちの余裕が持てるという点は、式当日を楽しめるという点でも、とても重要なことなのではないかなと考えます。

これから結婚式の準備を予定されている方はぜひ参考にしていただければ幸いです!

 

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