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Happyを届けるためのプロジェクトマネジメント活用術

2016.12.15

先日、私の幼馴染みが結婚式を挙げました。
そこで、20年来の親友である彼女に、私は壮大なサプライズを企画したのです!
その名も、『涙のMarry Youプロジェクト』!!

プロジェクトの概要は以下の通りです。
・準備期間は約5か月間
・もちろん、新婦には内緒!
・新郎、新郎友人、新婦友人、家族、職場の同僚など、知り合い総出(およそ60名!)で
ダンスを披露
(結婚式二次会での企画のため、参加者はその場でダンス!その他はムービーで出演)

約5ヶ月後のカットオーバーに向け、このプロジェクトはスタートしました!
私は、プロジェクトを成功させるべく、プロジェクトマネジメントのノウハウを活かして準備を進めていきました。
今回は、その事例をいくつか紹介させていただきたいと思います。


 

◆進捗管理
プロジェクトを進めるにあたり、主な作業は以下のようなものがありました。
①全体的な構成イメージを考える
②ダンスの振付を考える
③ダンスを練習する
④動画を撮影する(二次会に来られない人や、みんなの練習風景を撮影)
⑤動画を編集する(④の動画や、思い出の写真で作成)

限られた期間の中で準備を完了させるためには、なんといっても計画が重要。
そのため、以下のように計画し、計画通りに進んでいるか、随時チェックをしながら進めました。
・①~⑤の期限を明確にする
・①~⑤にかかる作業を細かく洗い出す
・それぞれの作業の優先順位を決める

随時進捗を管理し、必要に応じて作業順序を入れ替える等の調整を行っていくことで、
大きな遅れもなく準備を完了させることができました。

◆コミュニケーション管理
関係者も多く、それぞれ住んでいるところも仕事もバラバラ。
新郎側の友人は、会ったことのない人ばかりでした。
だからといって、認識齟齬を発生させてしまっては成功にはつながりません。
そのため、以下の点に注意しました。
・まず初めに、今回の企画の概要や趣旨を詳しく説明
・ダンスの練習時に口頭で伝えた内容は、練習後にLINEで再周知
・本番当日の動き(ダンスのポジションなど)は、図示した紙を用意し、展開

始めにゴールの認識を合わせたうえで練習に取り組み、また、口頭での連絡だけでなく、
文字や図を利用して説明することで、認識齟齬を発生させることなく協力し合うことができました。

◆課題管理
ダンスの練習日を決めて、それぞれのグループに振付を教えていきましたが、
もちろん、中には練習に来られない人もたくさんいました。
→対策:
踊っている人を録画し展開することで、練習に来られない人も動画を見て練習できるよう工夫しました。
全員が練習を確実に行ったため、当日は、一体感のあるダンスを披露することができました。

◆リスク管理
新婦はとても勘が鋭く、サプライズ企画が新婦にばれてしまうリスクも考えられました。
・・・が、それは1番の失敗です!!
その失敗を回避するため、以下のように細心の注意を払い、準備を進めました。
→対策:
ダンスの練習場所・動画の撮影場所には、新婦の家の近くや職場の近くは使わない
新婦の仕事のシフトを把握し、なるべく新婦の仕事中に準備を進める
新郎が口を滑らせないよう、何度も何度も何度も注意喚起!

このようにして、なんとか新婦にばれずにすべての準備が完了しました!
こうして5ヶ月間の準備期間を無事に終え、本番当日は私たち自身も必要以上に緊張することなく、楽しみながらダンスを披露することができました。

そして肝心の結果は・・・

大成功でした!!
彼女が涙ながらに「人生で最高の思い出になった!」と喜びを伝えてくれた時、私はこのプロジェクトの成功を確信したのです。
このように、プロジェクトマネジメントのノウハウは仕事だけでなく、"人をHappyにする"ために活用することもできるのです。

大切な人の大切な日(バースデーや結婚式)をよりHappyにするために、ぜひ、使ってみてはいかがでしょうか?

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