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「あるべき姿」も無いのに「現状」だけみて「ギャップ」っぽいものを管理しようとする

2017.01.05

                                       K.F

あけましておめでとうございます。
皆さま、今年の目標は立てましたでしょうか。
そして去年の目標は達成できましたか?

毎年、「今年こそは!」 と思ってるけど、達成出来てない事ってありますよね。
(私も毎年そうなっている気がしますが。。)

仕事でも家庭でもプライベートな目標でも、
具体的に立てる事で今年1年間何をすべきかが計画に落としやすく、
また、自分に何が足りないか等の課題もどんどん浮かび上がってきますよね。

「今年こそは」私も具体的な目標を設定しようと思います。。



さて、話は変わり、私はPMOという立場でプロジェクトに参画し、マネジメント支援をしております。
PMOとして初めてお客様の現場に入った時に 「課題管理が活きてないなぁ」 と思う事があります。
同時に、課題管理が軽視されがちだなぁと思う事も多々あります。
確かに、リスク管理やコスト管理よりも、課題管理の方が導入しやそうで、身近なイメージですよね。
今回はそんな課題管理についてのお話しです。



■課題とは?
課題とは、そもそも何なのでしょうか。
色々な言い方・定義の仕方があると思います。
『進捗阻害要因』 だったり、 『現状とあるべき姿のギャップ』 とか言われたりします。
どれも間違ってはいないと思いますが、ここではこの後の説明便宜上、
課題を 『現状とあるべき姿のギャップ』 と定義して進めますね。


■あるべき姿とは?
課題を 『現状とあるべき姿のギャップ』 と上では説明しました。
では、あるべき姿とは何なのでしょうか。
一番身近な例で言うと、あるべき姿とは「計画」だと思います。
つまり、 『計画(あるべき姿)と現状のギャップ』 、これが課題です。
言い換えると、計画(あるべき姿)無き所に、課題は無いといっても言い過ぎでは無い気がします。


■課題管理が活きてないとは?
こんな状況、よく起こりませんか?
いざ課題管理を導入し、課題の期日設定の際に、
「とりあえず今週末に期日を設定しといて」 と言われる事。
期日に担当者に確認すると、
「まだなんもやってないから、来週末に期日変更しといて」 と言われるなんて状況。
この状況が、私が思う 「課題管理が活きてないなぁ」 にあたるのです。

どういう事かというと、
課題の期日に根拠が無いのです。

例えば、
計画上、来週の月曜までに何かを始めなければいけない。
その計画に対する現状とのギャップ (=課題=進捗阻害要因) が何か起こり、
対応策の期日が今週金曜まで、であれば適切な課題であり根拠のある期日設定だと思います。
なので、期日設定に根拠がなさそう、期日がずるずると、なんとなく後ろに伸びている。
こうなったら、まず 「怪しい」 と思うべきです。


■課題管理を活かすには?
課題の期日に根拠が無いっぽいのは、
計画、タスクの期日が詳細に設定されていない、
マスタースケジュールレベルの計画しかない等々、計画に原因がある事が多いと思います。
そもそもこのような状態だと、課題自体も怪しいです。
繰り返しになりますが、
あるべき姿(計画)が無い、もしくはしっかりと設定されていない所に適切な課題は発生しませんし、根拠のある課題の期日設定は出来ません。
課題管理担当者になって、
「怪しい」 と思ったらまずは計画を疑ってみてはいかがでしょうか。
そこに課題管理を活かせるヒントが隠れていると思います。


冒頭の、今年の目標・計画についても同じですよね、
と、自戒の念を込めて。。


もう、
「あるべき姿(=計画)」 も無いのに 「現状」 だけみて 「ギャップ(=課題)」 っぽいものを管理しようとするのは、止めにしませんか?

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