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社員ブログ

懇親会マネジメント!

2017.01.19

S.H


新たな年が始まり早いもので、転職しMSOLに入社してからそろそろ一年になろうというところでございます。


今回は昨今時期的に多かった懇親会の幹事として、会を成功させるための考えなど書かせていただきたいと思います。

一口に懇親会といっても、千差万別様々な催し物がございます。
PJ開始時、終了時、新規メンバーの参入、節目、新年会、忘年会等々・・・。
内外共に懇親会も仕事であるなど言いますが、まさにその通りだと思います。幹事を任された懇親会はお食事をする場では無いと、小生は思っております。

例えば懇親会の幹事の作業ですと何が思いつくでしょうか。

・参加者の調整
・場所の選定
・金銭の見積もり
・各種決定事項の発信/伝達

などでしょうか。

幹事作業に慣れていない方々は上記の「懇親会を始めるために」必要な部分を主な作業として考えていると思います。
しかし一番重要なこととは、それ以前に「懇親会の目的を明確にする」これが最重要な作業です。

 

これを明確にしないまま、年末なので、忘年会をしましょう、プロジェクトが始まったので、キックオフ会をやりましょうなど漠然とした目的だけですと、食事をして終わり、ということになってしまいます。
それでよいなら会など開かずに、少人数で「今晩飲みに行きません?」程度のイベントでいいのです。

懇親会の目的、例えばチーム間の連携を強化するために、他チームの人員の顔と名前を覚えてもらい明日からの作業でスムーズな連携をしてもらう。
各位が一人で抱え込んでいる仕事を愚痴と一緒に吐き出してもらい、問題点を探るための取っ掛かりを作る。

お客様とのつながりを深くするため、プライベートを通じて共通の話題など模索し、仕事を超えた関係となる切っ掛けとするなど多い課題ではないでしょうか。

ではこれら目的を達成するためには何をすればよいのでしょうか。
まずは目的を達成するために、事前に出来ることを徹底的にやっておきます。

一例ですが、これ、特定の人の歓迎会、送別会など主役を除き、参加者に絶対ばれないようにやらないといけませんが、参加者の優先順位をつけることは必須作業です。
優先順位の高い人の予定を最優先して予定を組みます。なので、本来予定を組むときはなるべく参加者同士に誰がいつ参加可能なのかの情報を伝わらないように水面下で動くことが大事です。
ここ失敗すると信用が失墜しますので
お気をつけて。

 

それと懇親会中に、目的が達成できるか、されているかに目を配り幹事が積極的に座席などを操り話をしてほしい方同士を繋げたり、話題を振ったり変えたり、目的を達成するためのアクションを起こすことです。
昔まだ幹事という作業に慣れていなく上記の作業をこなすだけで精一杯の時は、会費5000円払って、乾杯のビール一口しか飲めず、食事も手をつける暇がないことなど頻繁にありました。

MSOLに新卒採用で入社すると、入社した年のクリスマスパーティーの運営を行うという研修がありますので、MSOLの若い方々はこんな話当たり前と思っていると思います。

 

中々他社ではそういうことを教えてくれる場などありませんので、貴重な経験として心に留めておいてはいかがでしょうか。
では、皆様の今年一年が実りの多い一年であることを心より願っております。

 

 

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