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グローバルプロジェクトの会議設定

2017.04.27

M.H-a


今、私が担当しているプロジェクトは日米欧の3拠点を対象としており、時差は当然ながら、サマータイムや休暇日の違いについて配慮をする必要があります。

会議を設定する場合は、米東部の朝、ドイツの夕方にあわせて、開始は早くても日本時間の19時ないし20時以後としています。

3月にイベントを計画しようとすると、サマータイムへの切り替え時期にあたります。
サマータイム実施のタイミングは、米東部 Eastern Daylight Time では 第2日曜日から、ドイツ Central European Summer Time では最終日曜日から、と国や地域によって数週間ほどの違いがあります。

予定表やカレンダー機能でイベントを共有する場合は相手の時刻に置き換えてくれますが、日付や時刻を記載した資料を作成する場合など、手元のスマホで調べた現在の時差どおりとは限らないため、注意が必要になります。

過去資料を参考にする場合も、その資料が冬に作られたのか、夏に作られたのか、いつの時期の資料なのかにより、日米欧の時刻表記がそのまま使えるかどうかを確認する必要があります。

日本ではゴールデンウィーク、お盆、年末年始といった一斉休暇がありますが、欧米は祝日の数は少ないものの、日本ではなじみの薄い記念日があるほか、Thanks Giving や Christmas といった宗教系のイベントなどにあわせて、個人の裁量で長期休暇を取得する傾向があります。

スケジュールの連絡をすると、「私はいつからいつまで休暇を取得する予定です。」といった返事をいただくことがありがちなため、スケジュール確認は早めにするよう心がけています。

日本での習慣をベースに考えてしまうと、瞬時には思いつきにくいことがあります。

グローバルプロジェクトにおける会議設定は「習慣の異なるプロジェクト参加メンバーへの配慮」という点において、基本的な第一歩ともいえます。

 

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