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課題管理って、意外と重要です!

2017.05.25

T.M-b


私はシステム開発のプロジェクトマネージャを、気がつけば15年以上も行なってきました。途中、部門のPMOやラインマネージメントなどをやっていたこともあります。そのような経験からプロジェクトマネジメントにおける課題管理について、自分がいつも気をつけていることをお話しさせていただきます。

通常プロジェクトを実施しているとPM(プロジェクトマネージャ)やPMO(プロジェクトマネージメントオフィス)には各チームからいろいろな課題がエスカレーションであがってきます。そんなとき自分がいつも気をつけていることは
以下の3点です。

・対応期限

・対応責任者

・優先順位

課題管理の一覧表を見てみると、課題の内容は事細かに記載されているにもかかわらず、誰がいつまでにやらなければいけないのかが未記入のものがよく見受けられます。これではいつまでたっても課題はクローズしません。また、優先順位も記載されてはいるがみな「高」となっており、本当に優先しなければならない課題がどれなのか判断できないことがあります。

PMやPMOにエスカレーションされてくる課題は、各チームでは手に負えないものがあがってくるわけですから、当然、優先度「高」でチーム内では手に余るようなものばかりになるのは当たり前といえばその通りなのかもしれません。そんなときはPMやPMOの立場の人間がプロジェクト全体を俯瞰する視点からその課題が及ぼす影響範囲をきちんと把握し、優先順位を決め、課題を抱えるチームが課題解決に全力で臨めるよう支援をする必要があります。

例えば他チームのスケジュールに影響を及ぼすような場合には、他チームとタスクの組み替えを調整しスケジュールに影響がでないようにしたり、チーム内のリソースだけでは対応できないような場合、他チームのリソース状況を見ながら一時的なリソースの配分を変更する、追加で人や物が必要ならプロジェクト全体のコンテンジェンシーを使用するなどの手を打たなければなりません。

また、対応期限や対応責任者が未記入、または対応期限は一律そのフェーズの完了予定日、あるいは対応責任者チームリーダー本人の名前が記載されていることがよくあります。自分の経験からも課題と認識できた時点でまず忘れないように一覧に課題内容は記載し、とりあえず対応期限はフェーズの完了日、対応責任者は自分としてしまうことがありました。そのような場合どうなるかというと、結局誰もボールを拾わず課題は放置されフェーズ完了時にこの課題はクローズできないまま、大問題になったり、良くて次フェーズへの申し送り事項となります。このような場合の原因として考えられるのは、課題の粒度が大きすぎてチーム内のメンバーの手に余ることです。そのような場合には、課題は適切な大きさに刻んでメンバーが取り扱えるようにします。そうすることによって対応予定日も明確になります。

課題管理に関して、ばらばらとまとまりのない文章になってきましたが、プロジェクトの進め方にはルールがあり、考えるべき観点も標準化されてきています。その代表例がPMBOKだと思いますが、これは「Project Management Body of Knowledge」です(「先人の知恵の集合体」というのが私の解釈です)ので、これさえも永久不滅なものではありません。(このことは重要です。決して絶対正解というものではないのです)普段PMやPMOを悩みながらやっている方は、PMBOKなどの常識的なルールはさっさと理解し、実際のプロジェクトで実践してみてください。そして自分の身を持って、上手く行く点・上手くいかない点を経験してください。そうそれば自ずと単なる知識が使える技術となり、自分なりのアレンジもできるようになると思います。

今回お話しさせていただいた課題管理のポイントが私の視点であり、みなさんに当てはまるかはわかりませんが、何かの参考になれば幸いです。

以上

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