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会議を劇的に改善させるたった1つの方法

2017.06.01

S.K-c


あなたが主催した会議で思うようにいかなかったことはありませんか?

検討事項の相談や確認、承認をもらうためなど会議は様々な場面で実施されます。

・話が発散して結論まで導けなかった。
・前提となる内容を理解してもらうためだけに時間を費やしてしまった。
・会議の場で参加者以外にも有識者が必要だと発覚した。
・キーパーソンが参加しなかった。

このような経験がある方は、最後まで読んでみてください。

会いにいく


結論から言います。
たったひとつのその方法、それは「会いにいく」。

それだけ?
と思われるかもしれませんが、順を追って説明していきたいと思います。

タイミング


会議参加者に会いにいくのですが、タイミングは会議招集の直前か直後です。

会議を開催するには会議招集が必要です。
今はグループウェアが発達していて、会議の時間や場所、参加者を選んで送信をするだけで簡単に会議招集ができてしまいます。

もちろん場所の確保や参加メンバーの空き時間の調整などは必要ですが、会議を開催するための最低限の作業はこれだけで十分なのです。

そこに会いにいくという作業を追加するのです。

誰に


会いにいく相手は誰か。

開催する会議の参加者全員に会いにいく必要はありません。
参加者の中でキーパーソンとなる人物です。

キーパーソンの条件を簡単にあげてみます。

1. 検討結果の承認権限を持っている人
2.会議の争点を熟知している人
3.目指すゴールに反対しそうな人
4.落としどころに協力してくれる人
5.他部門の場合、窓口となっている人

などなど会議の内容、結論に関わって来る方たちです。

1.は説明不要でしょう。
この人が首を縦に振らなければ決定事項が増えません。

このクラスの方は忙しい方だということは想像に難くありません。
ですので、会議招集自体を見逃している可能性もあります。

また、会議招集を見たとしても参加する意思がないかもしれません。
この方たちは忙しいのです。

実際に会って話をすることで、重要な会議である旨伝え、会議への参加を促すことができます。

2.は会議を円滑に進めるうえで不可欠です。

3.反対しそうな人へはあらかじめ概要説明や決定したい内容を伝えます。
そうすることで出だしの認識相違や「そもそも何の話なんだっけ?」といったことを防ぐことができます。

また、反対の立場の人と会話することで反対意見の背景を探ることもできるため、会議までに対策を練るなど準備することができます。

4.は結論に賛成もしくは、意見が割れたときに落としどころを探ってくれる人です。
できれば自身と違う立場(主催者側ではなく招集される側)の人と協力関係を得られていればよいでしょう。

ゴールまでの道筋を打ち合わせできます。

5.この方は実際の会議での発言はあまり無い方かもしれませんが、内容を事前に伝えておくことで他にも必要な参加者を伝えてくれる場合があります。

必須参加者をもらすことなく会議へ参加させましょう。

会議招集だけではダメなのか


ダメではありません。

より効果的な会議を実現するために「やれることはやる」ということだけです。

1時間の会議に8人が参加すれば8時間。
一人の時間に換算すれば1日分の業務時間になります。

これだけの時間を費やす会議ですから、無駄にはできません。

より効率的な無駄のない会議を開催するためにやれることはやるのです。

会えない場合は電話で会話


会いにいけといっても遠距離のTV会議など物理的に会えない場合もあります。

そんな時は電話をしましょう。
対面で話をするとまではいきませんが、「内容を理解できる」「落としどころを相談できる」「疑問解消して会議に臨める」「関係者を招集してくれる」などの効果は期待できます。

デジタル化しても人はアナログ


私は普段プロジェクトという形態で業務を行っています。
プロジェクトというものは人と人が複雑に絡みあい変化しながら進んでいくものです。

さながら生き物です。
このように人が複雑にからむプロジェクトでは、感情というものが物事を左右したりします。

人はアナログなので感情は切り捨てられないのです。

そこで重要になってくるのが誠意を持って関係者と接していくこと。
これこそがプロジェクトを円滑に進めていく要素の一つだと思っています。

会議招集のためにわざわざ会いにいって話すなんて面倒だ、時間がもったいない、などと思うかもしれません。
だからこそ実践する価値があるのです。

たった数分、数秒かもしれませんが会って話をする。

10年以上プロジェクトに関わってきた私の感覚ではありますが、この積み重ねが後々プロジェクトを進めていくときの助けとなると確信しています。

最後に


会って話をすることが重要と述べてきましたが、会議においてはもちろん事前資料送付・会議冒頭で目的やゴールの共有・会議終盤に決定事項や検討事項のおさらい・担当者の明確化などなど、基本的なことを実践することは重要ですのでお忘れなく。

プロフィール:
学生時代プログラミングに夢中になり、システムエンジニアとして社会人のキャリアをスタートさせる。

システムエンジニアとして仕事をしていくうちに、人と密に接し様々な調整をしながらプロジェクトを進めていくプロジェクトマネジメントの醍醐味に魅了される。

プロジェクトマネジメントをより深く実践していきたいという思いからシステムエンジニアをやめ、マネジメントソリューションズに入社。

プロジェクトの成功に向け、あらゆる関係者間の緩衝材となり架け橋となるべく日々奮闘中。

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