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飲み会幹事に求められる段取り力

2017.10.12

Y.M-d


 

皆さんの部署では、飲み会の幹事は若手の方に任せていますか?
段取り悪いなー、と思っていたり(時には言ったり)してませんか?
若手に任せていないのならば、任せるべきです。そして、コーチングすべきです。
なぜなら、飲み会の幹事を上手くやるには段取り力が欠かせないからです。

■会の目的を決める(確認する)
歓送迎会か?1年の頑張りを労うのか?プロジェクトのキックオフなのか?
この後、この目的に沿うように参加者予定者・キーマンを特定し、日時を決め、お店を決め、会のコンテンツを決めていきます。

■参加者予定者を決める
送別会なら送別される人と送別する人ですね。キーマンは当然送別される人。そのほかに、例えば顔の広い人であれば別部署の関係ある人やもっと上の人を呼ぶ、ということも検討が必要です。
プロジェクトのキックオフであれば、プロジェクトメンバー。この時も、どこまで呼ぶかは会の目的(プロジェクトの顔合わせ、チームの結束を図る、など)によって変わります。

■日時を決める
参加者予定者が決まれば日時の調整です。
キーマンがいる場合は、まずはキーマンの予定の確保から。
以前、送別会兼忘年会で送別される人の予定を確かめずに候補日設定した結果、主賓が来られず単なる忘年会になってしまったことがあります。
キーマンの予定を確保したら、イベント(定時退社日、リリース予定、業務のピーク等)を考慮して候補日を決定し、日時調整しましょう。

■場所を決める
参加者と日時が決まれば、次は場所決めです。
参加者の性別・年齢層、会の目的を考慮してお店を決めます。
個室かオープンフロアか、テーブル席か座敷か、洋風か和風か。
おしゃれなお店で年配の方が落ち着かない、激安チェーンで舌の肥えた方々が不満、などの事態が起こることを回避しましょう。

■コンテンツ(アジェンダ)を決める
会をどのように進行するのかを決めます。
乾杯や〆の挨拶は誰がいつ頃するのか、途中で席替えはするのか。
会の目的に適ったコンテンツを入れるかどうか、何をいつするのか。
例えば、送別会なら挨拶はいつしてもらうか、餞別は贈るのか。
プロジェクトの新発で顔合わせなら、自己紹介を兼ねたゲームをする、など。
順序やタイミングもかなり重要です。

■その他必要な準備を実施する。
会の開催案内を出す、挨拶を依頼する、餞別を用意する、席決めのくじを作る、など、上記で決めた事項に従って、必要な事前準備を実施します。
会のスムーズな進行は、この準備にかかっています。

いかがでしょうか?

是非若手に任せて彼らの段取り力向上を図りつつ、楽しい飲み会を手に入れましょう!

プロフィール:
大手生保システム子会社にて20数年間、システム開発プロジェクトのあれやこれやを何でも担当。
開発者が幸せになれるプロジェクト運営を求めて、一念発起してマネジメントソリューションズに入社。
現在は月曜日に関西へ移動し金曜日夜に関東へ戻るという、人生初の出張生活を満喫中。

以上

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